Documents d'Hygiène: combien de temps les conserver en restauration ?
Dernière mise à jour : 21 sept.
Un contrôle sanitaire ne se joue pas seulement dans une chambre froide ou sur un plan de travail. Il se joue aussi dans votre capacité à retrouver, rapidement, une preuve : l’origine d’un produit, un relevé de température, une action corrective, un passage de dératisation…
Le point important : il n’existe pas une durée unique applicable à tous les documents d’un établissement. Certaines durées sont encadrées ; d’autres doivent être définies dans votre PMS, selon votre activité et les risques à maîtriser.
1. La règle de base : pouvoir retracer un produit
Le règlement européen impose à chaque professionnel de pouvoir identifier :
de qui il a reçu une denrée ou une matière première ;
à qui il l’a fournie lorsqu’il s’agit d’un autre professionnel ;
les informations permettant de retrouver rapidement le produit concerné.
C’est le principe de traçabilité « un pas en amont, un pas en aval ». En cas d’alerte, de retrait ou de contrôle, l’établissement doit pouvoir fournir ces éléments aux autorités compétentes. Règlement européen n° 178/2002, article 18
Concrètement, cela concerne notamment les bons de livraison, factures fournisseurs, références de lots, étiquettes, fiches de fabrication, documents de réception et informations sur les produits vendus à d’autres professionnels.
2. Les durées de conservation pour la traçabilité alimentaire
La réglementation européenne fixe l’obligation de traçabilité, mais ne donne pas une durée unique de conservation. En France, la DGAL a publié une doctrine pratique de référence pour aider les professionnels à définir leurs archives.
Situation | Durée de conservation recommandée |
Cas général : produits et documents de traçabilité | 5 ans minimum après fabrication ou livraison |
Produit avec une DDM supérieure à 5 ans | DDM + 6 mois |
Produit périssable avec une DLC inférieure à 3 mois | 6 mois après livraison ou fabrication |
Produit sans date de durabilité destiné au consommateur final, comme certains fruits, légumes ou produits non préemballés | 6 mois après livraison ou fabrication |
Ces repères proviennent de l’instruction de la DGAL relative à la conservation des documents de traçabilité. Instruction DGAL N2005-8205
Attention : ces durées concernent la traçabilité alimentaire. Elles ne remplacent pas les obligations comptables.
3. Une facture fournisseur peut devoir être conservée 10 ans
Une facture ou un bon de livraison peut avoir deux rôles :
prouver la traçabilité d’une denrée ;
servir de pièce justificative comptable.
Les documents comptables et pièces justificatives doivent être conservés pendant dix ans à compter de la clôture de l’exercice. Code de commerce, article L123-22
C’est une distinction essentielle : même si six mois peuvent suffire pour certains éléments de traçabilité de produits très périssables, une facture fournisseur utilisée comme justificatif comptable ne doit pas être supprimée au bout de six mois.
La règle simple : archivez vos factures fournisseurs pendant dix ans. Elles constituent souvent votre meilleure preuve en cas de contrôle, de litige ou de rappel produit.
4. Relevés de température, nettoyage, nuisibles : quelle durée ?
Pour les documents PMS, il n’existe pas toujours une durée réglementaire identique pour tous les métiers et toutes les situations.
Cela concerne notamment :
les relevés de températures ;
les fiches de nettoyage et désinfection ;
les plans de lutte contre les nuisibles ;
les rapports de prestataires ;
les autocontrôles microbiologiques ;
les fiches de non-conformité ;
les actions correctives ;
les attestations de formation à l’hygiène ;
les contrôles et entretiens du matériel.
L’obligation est surtout de disposer d’un système documentaire adapté, à jour, accessible et cohérent avec l’activité. Lors d’un contrôle, les agents peuvent notamment vérifier la traçabilité, la conservation des denrées, les autocontrôles, la gestion des déchets, la lutte contre les nuisibles et la formation à l’hygiène. Ministère de l’Agriculture : que contrôle-t-on dans un restaurant ?
La bonne pratique consiste à écrire clairement, dans votre PMS, votre règle interne d’archivage. Par exemple : conservation des relevés, plans de nettoyage, contrôles nuisibles et actions correctives pendant cinq ans. Ce n’est pas une durée universelle imposée à tous : c’est une politique d’archivage à adapter à votre activité, à votre guide de bonnes pratiques d’hygiène et à vos risques.
5. Les documents à ne jamais laisser “disparaître”
Certains documents deviennent décisifs si un problème survient. Gardez-les de façon organisée et facile à retrouver :
Les factures et bons de livraison fournisseurs.
Les références de lots, DLC/DDM et étiquettes utiles à la traçabilité.
Les fiches de fabrication, notamment pour les productions maison.
Les relevés de température et les éventuelles actions correctives.
Les rapports d’analyses, de maintenance et de lutte contre les nuisibles.
Les fiches de retrait ou de destruction d’un produit non conforme.
Les preuves de formation du personnel concerné.
La formation à l’hygiène fait partie des obligations des établissements de restauration commerciale : au moins une personne doit notamment pouvoir justifier d’une formation adaptée aux principes HACCP, selon les cas prévus par la réglementation. Ministère de l’Agriculture : obligations de formation à l’hygiène
6. Le vrai risque : avoir les documents, mais ne pas pouvoir les retrouver
Un classeur existe. Des photos sont stockées dans un téléphone. Un bon de livraison a été glissé dans une caisse. Un relevé est envoyé dans un groupe WhatsApp.
Le jour du contrôle, cela ne constitue pas une organisation.
Le contrôle porte aussi sur la capacité de l’établissement à démontrer qu’il maîtrise ses pratiques. Le vade-mecum d’inspection de la DGAL prévoit notamment l’évaluation du système de traçabilité et de l’archivage documentaire. Vade-mecum d’inspection en restauration commerciale – DGAL
Un document utile doit être :
daté ;
lisible ;
associé au bon établissement, au bon produit ou à la bonne zone ;
exploitable rapidement ;
conservé sans modification non traçable ;
rangé selon une logique connue de l’équipe.
7. Papier ou numérique : le support importe moins que la preuve
Un archivage numérique peut être très efficace, à condition que les documents restent accessibles, complets et lisibles.
Une organisation simple peut suffire :
un dossier par année ;
un sous-dossier par mois ;
des rubriques fixes : réception, températures, nettoyage, nuisibles, analyses, formation, actions correctives ;
des noms de fichiers cohérents, par exemple : 2026-09-17_reception_volaille_fournisseur-lot-4587.pdf.
L’objectif n’est pas d’accumuler des documents. C’est de pouvoir répondre clairement à une question : « D’où vient ce produit, comment a-t-il été conservé et qu’avez-vous fait si une anomalie a été constatée ? »
8. Le rôle du PMS : fixer votre méthode
Votre Plan de Maîtrise Sanitaire doit expliquer comment vous assurez :
la traçabilité ;
le suivi des températures ;
le nettoyage et la désinfection ;
la prévention des nuisibles ;
la gestion des non-conformités ;
l’archivage des preuves.
La norme volontaire NF V01-015 d’AFNOR propose un cadre pour vérifier le niveau d’hygiène en restauration commerciale. Elle n’est pas une obligation réglementaire, mais elle peut aider à structurer les pratiques, la traçabilité et les preuves documentaires. AFNOR rappelle notamment l’importance de la gestion des non-conformités, des invendus, des restes et de la traçabilité. Présentation de la démarche AFNOR
Les services régionaux de l’alimentation, dont les DRAAF, participent également à l’information et au déploiement des politiques de sécurité sanitaire. DRAAF Occitanie : sécurité sanitaire de l’alimentation
À retenir
Il n’existe pas une durée unique pour tous les documents sanitaires.
Pour la traçabilité, la doctrine DGAL prévoit souvent 5 ans, avec des cas spécifiques à 6 mois pour certains produits très périssables.
Les factures et pièces comptables doivent être gardées 10 ans.
Pour les relevés PMS, définissez une durée écrite, cohérente et applicable par votre équipe.
Lors d’un contrôle, un document introuvable vaut rarement une preuve.
Le meilleur archivage est celui que vous pouvez présenter en quelques minutes, sans chercher dans trois téléphones et cinq classeurs.
Cet article est une information générale. Chaque exploitant reste responsable de l’adaptation de son PMS, de l’exactitude de ses enregistrements et du respect des exigences applicables à son activité.
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